Algemene voorwaarden.

doen. is een online softwaredienst van Sign Company VOF, gevestigd aan De Drie Kronen 115, 1601 MT Enkhuizen, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 36011150, btw-nummer NL006284267B01. In deze voorwaarden noemen we onszelf "doen.", "wij" of "ons".

Met "jij" of "je" bedoelen we de onderneming die een account aanmaakt of gebruikt. doen. is een zakelijke dienst. We leveren niet aan consumenten, en het herroepingsrecht voor consumenten is daarom niet van toepassing.

Je bereikt ons via het contactformulier op doen.team/contact of telefonisch op +31 228 351 960. Vragen over deze voorwaarden of over je gegevens beantwoorden we binnen vijf werkdagen.

Deze voorwaarden gelden voor elk gebruik van doen.: de webapplicatie op app.doen.team, het klantportaal, de bijbehorende website en alle onderdelen die wij daarbinnen aanbieden.

Je aanvaardt deze voorwaarden op het moment dat je een account aanmaakt. Bij het aanmaken vink je aan dat je ze gelezen hebt. Zonder die aanvaarding komt er geen overeenkomst tot stand.

Bijlage A (verwerkersovereenkomst), Bijlage B (sub-verwerkers) en Bijlage C (servicenormen) horen bij deze voorwaarden en aanvaard je tegelijk. Bijlage A is de verwerkersovereenkomst zoals de AVG die voorschrijft. Je hoeft daar niet apart om te vragen.

Afwijken van deze voorwaarden kan, maar alleen schriftelijk en alleen als wij dat bevestigen. Jouw eigen inkoopvoorwaarden wijzen wij uitdrukkelijk van de hand.

Is één bepaling ongeldig, dan blijven de overige gewoon gelden. We vervangen de ongeldige bepaling dan door een geldige die er qua strekking het dichtst bij komt.

Je maakt zelf een account aan. Je zorgt dat de gegevens die je invult juist zijn en blijven, waaronder je bedrijfsnaam, factuurgegevens en het e-mailadres waarop wij je kunnen bereiken.

Je krijgt 30 dagen gratis toegang tot alle onderdelen. Er is geen creditcard nodig en de proefperiode loopt vanzelf af. Activeer je daarna geen abonnement, dan sluiten wij de toegang. Je gegevens blijven bewaard volgens artikel 17.

Tijdens de proefperiode gelden dezelfde regels als daarna, met uitzondering van de betalingsverplichting.

Je bent verantwoordelijk voor wat er onder jouw account gebeurt. Bewaar inloggegevens zorgvuldig en deel ze niet. Vermoed je dat iemand anders toegang heeft, meld dat dan direct bij ons.

Het abonnement geeft toegang aan het aantal gebruikers dat bij jouw staffel hoort: tien, twintig of vijfendertig. Elke gebruiker heeft een eigen inlog. Eén inlog delen met meerdere personen is niet toegestaan.

Heb je meer gebruikers nodig, dan schuif je een staffel op. De tarieven staan in artikel 11. Boven vijfendertig gebruikers maken we een aparte afspraak. De rest van deze voorwaarden verandert daardoor niet.

Je kunt teamleden zelf uitnodigen en verwijderen. Wat een teamlid in doen. doet, gebeurt onder jouw verantwoordelijkheid.

Je gebruikt doen. voor de bedrijfsvoering van je eigen onderneming. Je krijgt daarvoor een niet-exclusief, niet-overdraagbaar gebruiksrecht voor de duur van het abonnement.

Je verhuurt, verkoopt of leent doen. niet uit aan derden, en biedt het niet aan als onderdeel van je eigen dienst.

Je probeert de software niet te kopiëren, te decompileren of na te bouwen, en je omzeilt geen beveiliging, limieten of betaalmuren.

Je gebruikt doen. niet voor iets dat in strijd is met de wet, en je zet er geen gegevens in die je niet mag verwerken.

Je belast onze systemen niet onevenredig zwaar, bijvoorbeeld door geautomatiseerd grote hoeveelheden verzoeken te doen buiten het normale gebruik om.

Zien wij dat een van deze regels wordt overtreden, dan nemen wij eerst contact op. Bij ernstige of herhaalde overtreding mogen wij de toegang opschorten of de overeenkomst beëindigen, zonder dat wij schadevergoeding verschuldigd zijn.

doen. is bedrijfssoftware voor signmakers en reclamebedrijven: projecten, offertes, een klantportaal, planning, werkbonnen, taken, e-mail, facturatie en de daarbij horende onderdelen.

doen. is geen boekhoudpakket en geen vervanging van je accountant. Facturatiegegevens kunnen worden doorgegeven aan je boekhoudsoftware, maar de boekhouding zelf blijft jouw verantwoordelijkheid, net als de juistheid van je btw-aangifte en je administratieplicht.

doen. geeft geen juridisch, fiscaal of financieel advies. Teksten die de software voorstelt, waaronder offerteteksten en algemene voorwaarden van jouw eigen offertes, controleer je zelf voordat je ze gebruikt.

Wij ontwikkelen doen. door. Onderdelen kunnen worden toegevoegd, gewijzigd of vervangen. Vervalt een onderdeel dat voor jou wezenlijk is, dan laten wij dat minimaal 30 dagen van tevoren weten en mag je opzeggen tegen de datum van de wijziging.

Voor beschikbaarheid, onderhoud, support en storingen gelden de servicenormen in Bijlage C. Daarin staat wat wij beloven, hoe wij het meten, wat er gebeurt als doen. uitvalt en wat je krijgt als wij een norm niet halen.

Voor onderhoud kan de dienst tijdelijk niet bereikbaar zijn. Hoe wij dat plannen en aankondigen staat in Bijlage C. Bij spoed, bijvoorbeeld een beveiligingslek, mogen wij direct ingrijpen.

Support krijg je op werkdagen van 8:00 tot 17:00, via de chat in de app, het contactformulier of de telefoon. De reactietijden staan in Bijlage C.

Storingen die hun oorzaak hebben buiten onze dienst, bijvoorbeeld bij je internetverbinding, je eigen apparatuur, je eigen mailserver of een gekoppelde partij uit artikel 9, vallen buiten onze verantwoordelijkheid. Uitval bij de partijen die wij zelf inschakelen, zoals onze hosting in Bijlage B, valt daar niet onder: daar staan wij voor in.

doen. bevat AI-functies. De assistent Daan vat e-mail samen, herkent aanvragen in binnenkomende mail, stelt teksten voor, leest inkoopfacturen uit en beantwoordt vragen over je eigen gegevens. Studio maakt visualisaties op basis van een foto en een beschrijving. Spraakmemo's zetten wij om naar tekst.

Om dat te kunnen doen, sturen wij de betreffende inhoud naar de AI-leveranciers in Bijlage B. Dat kan de tekst van een e-mail zijn, een inkoopfactuur als document, een foto die je uploadt of een opgenomen spraakmemo. Wij sturen niet meer mee dan voor de gevraagde bewerking nodig is.

De uitkomst van een AI-functie is een voorstel, geen vaststaand feit. AI kan zich vergissen, ook bij bedragen, data en namen. Je controleert de uitkomst voordat je die naar een klant stuurt, in je administratie verwerkt of erop besluit. Wij zijn niet aansprakelijk voor schade die ontstaat doordat een AI-uitkomst ongecontroleerd is overgenomen.

Onze AI-leveranciers gebruiken jouw invoer niet om hun modellen te trainen. Zo staat het in hun zakelijke voorwaarden voor gebruik via hun API.

Bij het abonnement hoort een AI-budget dat meeschaalt met je staffel: € 15, € 30 of € 50 per maand, per organisatie en niet per gebruiker. Dat is ruim voldoende voor het normale werk. Beeldgeneratie in Studio kost aanmerkelijk meer dan tekst, dus wie daar veel gebruik van maakt kan het budget opmaken. Is het op, dan koop je bij of wacht je tot de volgende maand. Het budget telt per kalendermaand en ongebruikt budget schuift niet door.

Upload in Studio geen foto's waarop personen herkenbaar in beeld zijn, tenzij je daarvoor een grondslag hebt. Let ook op kentekens en andere gegevens die op een foto van een bedrijfspand of voertuig kunnen staan.

Een beheerder kan in de instellingen alle AI-functies voor de hele organisatie uitzetten. Dan gaat er geen inhoud meer naar de AI-leveranciers, ook niet vanuit taken die op de achtergrond draaien.

Je kunt doen. koppelen aan diensten van derden, waaronder je boekhoudpakket, je betaaldienst en je eigen mailbox. Die koppelingen leg je zelf aan met je eigen inloggegevens of machtiging.

Op zo'n gekoppelde dienst gelden de voorwaarden van die partij zelf. Wij zijn niet verantwoordelijk voor hun beschikbaarheid, hun tarieven of wijzigingen die zij doorvoeren, ook niet als een koppeling daardoor stopt met werken.

Factuurgegevens gaan van doen. naar je boekhoudpakket en niet andersom. Wat je in je boekhouding wijzigt, komt dus niet terug in doen.

Koppel je je eigen mailbox, dan slaan wij de toegangsgegevens versleuteld op en gebruiken wij ze uitsluitend om namens jou te verzenden en te ontvangen. Binnenkomende mail laten wij door AI samenvatten en op aanvragen controleren, tenzij AI voor je organisatie uit staat. Een beheerder kan de mailboxen van collega's inzien als de organisatie dat aanzet. Dat staat standaard uit en elke inzage wordt vastgelegd.

Met het klantportaal deel je documenten en berichten met jouw klant. Je klant opent het portaal met een unieke link en hoeft niet in te loggen.

Die link geeft toegang tot de inhoud van dat portaal. Jij bepaalt wat je erin zet en met wie je de link deelt. Ga er zorgvuldig mee om, zoals je dat met een e-mailbijlage ook zou doen.

Een portaal heeft een geldigheidsduur en verloopt daarna vanzelf. Je kunt een portaal ook zelf sluiten of verlengen.

Wat jouw klant via het portaal bij ons achterlaat, verwerken wij namens jou, onder de voorwaarden van Bijlage A.

Het abonnement kost € 129 per maand, exclusief btw, voor maximaal tien gebruikers. Alle onderdelen zitten erbij, net als de onboarding waarin wij doen. aan jou uitleggen. Er zijn geen opstartkosten.

Heb je meer gebruikers nodig, dan geldt een staffel: € 247,50 per maand tot twintig gebruikers en € 399 per maand tot vijfendertig, allebei exclusief btw. De staffel telt het aantal gebruikersplekken dat je afneemt, niet het aantal mensen dat in een bepaalde maand inlogt. Wij rekenen niet per gebruiker af en alle onderdelen zitten in elke staffel.

Het AI-budget zit bij de prijs in en schaalt mee met de staffel: € 15 per maand tot tien gebruikers, € 30 tot twintig en € 50 tot vijfendertig. Het budget geldt voor je organisatie samen. Extra budget koop je los bij tegen het tarief dat op dat moment in de app staat. Bijgekocht budget is niet inwisselbaar voor geld.

Wil je dat wij bij jou op locatie langskomen om doen. aan je team uit te leggen, dan rekenen wij daarvoor eenmalig € 250, exclusief btw, plus reiskosten. Dat spreken wij vooraf af en het staat los van het abonnement.

Wij mogen de prijs aanpassen. Een verhoging kondigen wij minimaal 30 dagen van tevoren per e-mail aan. Ben je het er niet mee eens, dan mag je opzeggen tegen de datum waarop de nieuwe prijs ingaat.

Betaling gaat vooraf, per maand, via automatische incasso of kaartbetaling. Wij gebruiken daarvoor een betaaldienstverlener. Je betaalgegevens komen bij die partij terecht en niet bij ons.

De factuur ontvang je per e-mail. Kunnen wij niet incasseren, dan proberen wij het opnieuw en sturen wij je bericht.

Blijft betaling uit, dan mogen wij na een herinnering de toegang opschorten. Je gegevens blijven in die periode bewaard. Betaal je alsnog, dan zetten wij de toegang direct weer open.

Bij verzuim ben je de wettelijke handelsrente en redelijke incassokosten verschuldigd.

Alles wat jij en je team in doen. zetten, blijft van jou. Wij worden daar geen eigenaar van en wij gebruiken het niet voor eigen commerciële doeleinden.

Wij gebruiken jouw gegevens alleen om de dienst te leveren, te beveiligen en te ondersteunen, en verder alleen wanneer jij daar zelf om vraagt, bijvoorbeeld bij een supportvraag. Als beheerder van doen. hebben wij technisch toegang tot de database en de opslag. Die toegang gebruiken wij alleen voor support als jij erom vraagt, om storingen op te lossen en als de wet ons daartoe verplicht. Wat je via de supportchat stuurt, lezen wij om je te helpen.

Wij analyseren geanonimiseerde en geaggregeerde gebruiksgegevens om doen. te verbeteren. Daaruit is niet af te leiden wie jij bent of wie jouw klanten zijn.

De software, het ontwerp en de onderliggende techniek van doen. blijven van ons. Je krijgt een gebruiksrecht, geen eigendom.

Je gegevens staan in de EU: de database en de bestanden in Frankfurt, de applicatie in Dublin, de nachtelijke kopie van je bestanden in Nederland. Onze hostingpartijen Supabase en Vercel zijn Amerikaanse bedrijven. Daardoor kan een Amerikaanse overheid in uitzonderlijke gevallen proberen toegang te krijgen. Krijgen wij zelf zo'n verzoek, dan geven wij alleen af wat het Europese recht toestaat en niet meer dan nodig, en laten wij het je weten, tenzij de wet dat verbiedt.

In doen. staan persoonsgegevens: van jou en je teamleden, en van jouw klanten en hun contactpersonen.

Voor de gegevens van jou en je teamleden zijn wij verwerkingsverantwoordelijke. Wij hebben die nodig om je account te beheren, te factureren en je te kunnen bereiken.

Voor de gegevens die jij in doen. zet over jouw eigen klanten zijn wij verwerker en ben jij verwerkingsverantwoordelijke. Jij bepaalt wat je erin zet en waarom. Hoe wij daarmee omgaan staat in Bijlage A.

Wij verkopen geen gegevens en zetten ze niet in voor advertenties.

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen. Daaronder vallen versleuteld verkeer, versleutelde opslag bij onze hostingpartij, extra versleuteling van de inloggegevens van koppelingen, gescheiden toegang per organisatie op databaseniveau, tweestapsverificatie met een authenticator-app die elke gebruiker kan aanzetten, en foutmonitoring waarbij persoonsgegevens worden gefilterd.

Geen enkel systeem is volledig veilig. Ontdek je een kwetsbaarheid, meld die dan bij ons via het contactformulier voordat je die met anderen deelt. Wij reageren binnen vijf werkdagen en verhalen niets op melders die zorgvuldig handelen.

Bij een datalek dat jouw gegevens raakt, informeren wij je zonder onredelijke vertraging en uiterlijk binnen 48 uur nadat wij het hebben vastgesteld. Wij geven je daarbij de informatie die je nodig hebt om zelf te kunnen beoordelen of je moet melden bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Van de database maken wij elke dag een back-up. Herstel naar een willekeurig moment is niet mogelijk: moeten wij een back-up terugzetten, dan kan het werk van maximaal 24 uur verloren gaan. Bestanden kopiëren wij elke nacht apart naar een versleutelde schijf bij Sign Company in Nederland. Wat wij doen als het misgaat, staat in Bijlage C.

Wij houden vertrouwelijk wat wij van jou zien of horen, en jij doet hetzelfde met wat je van ons ziet dat niet openbaar is.

Deze verplichting geldt ook na afloop van de overeenkomst, en vervalt alleen voor informatie die al openbaar was of die wij op grond van de wet moeten verstrekken.

Het abonnement loopt per maand en is elke maand opzegbaar. Je zegt op in de app. De opzegging gaat in aan het einde van de periode die je al betaald hebt. Tot die datum blijf je gewoon werken.

Wij kunnen de overeenkomst beëindigen bij een ernstige overtreding van deze voorwaarden, bij langdurige wanbetaling, of als wij doen. stoppen. In dat laatste geval geldt een opzegtermijn van drie maanden.

Tot de einddatum exporteer je zelf je gegevens. Een beheerder downloadt in de app een volledige export als JSON-bestand, en per onderdeel kun je exporteren naar CSV of PDF. Je e-mail en je bestanden zitten niet in de volledige export: je mail staat in je eigen mailbox en bestanden download je los.

Na de einddatum bewaren wij je gegevens nog 30 dagen, zodat je terug kunt komen of alsnog kunt exporteren. Daarna verwijderen wij je organisatie automatisch en definitief: gegevens, bestanden en accounts. De eigenaar krijgt daarvan een bevestiging per e-mail en wij bewaren een log van de verwijdering als bewijs. Back-ups van de database lopen bij onze hostingpartij nog maximaal 30 dagen door. De nachtelijke kopie van de bestanden ruimt verwijderde bestanden na 30 dagen op.

Wil je dat we eerder verwijderen, dan vraagt de eigenaar dat in de app aan, na een volledige export en nadat het abonnement is opgezegd. De verwijdering gebeurt 14 dagen later en tot dat moment kun je hem annuleren. In beide gevallen bewaren wij alleen de facturen die wij aan jou hebben gestuurd, zeven jaar vanwege de fiscale bewaarplicht, en een geanonimiseerd logboek met het nummer van de organisatie, de actie en de datum.

Je mag altijd overstappen naar een andere aanbieder of naar je eigen systemen. Daarvoor geldt de Europese Dataverordening (Data Act). Dit artikel beschrijft hoe dat gaat. Je vraagt de overstap aan via het contactformulier of de supportchat, of je geeft het aan bij je opzegging.

De overstapperiode begint op de dag die jij kiest, uiterlijk twee maanden na je verzoek, en duurt maximaal 30 dagen. In die periode blijft doen. gewoon werken, helpen wij je redelijkerwijs bij de overstap, zorgen wij dat je werk doorloopt en vertellen wij je welke risico's voor de continuïteit wij kennen.

Lukt de overstap binnen 30 dagen technisch niet, dan laten wij dat binnen 14 werkdagen na je verzoek weten, met de reden en een nieuwe termijn van maximaal zeven maanden. Je mag de overstapperiode zelf één keer verlengen als dat voor jou beter uitkomt.

Je krijgt al je gegevens mee: alles wat jij en je team in doen. hebben gezet en alles wat door het gebruik is ontstaan, waaronder klanten, contactpersonen, projecten, offertes, facturen, werkbonnen, planning, uren, taken, notities, klantportalen en instellingen. Daarbij horen ook alle bestanden die je hebt geüpload of die doen. voor je heeft gemaakt, zoals de pdf's van offertes en facturen, en de kopie van je e-mail. De gegevens krijg je als JSON en CSV, de bestanden in hun oorspronkelijke vorm.

De volledige export die je zelf in de app downloadt (artikel 17.3) bevat per onderdeel de velden, het aantal rijen en wat er is weggelaten en waarom. Bestanden en e-mail zitten daar niet in. Die leveren wij je binnen de overstapperiode als aparte download.

Niet mee gaan: de software en de broncode van doen., wachtwoorden en toegangssleutels van koppelingen, en interne technische gegevens zoals logboeken en tijdelijke opslag die alleen dienen om doen. te laten werken. Koppelingen maak je bij je nieuwe aanbieder opnieuw aan.

Na de overstapperiode kun je nog minimaal 30 dagen je gegevens ophalen. Daarna eindigt de overeenkomst en verwijderen wij alles volgens artikel 17.4.

Overstappen kost niets. Wij rekenen geen kosten voor de overstap, de export of het leveren van je bestanden en e-mail.

Wij zijn aansprakelijk voor directe schade die het gevolg is van een toerekenbare tekortkoming van onze kant.

Onze aansprakelijkheid is per gebeurtenis en per jaar beperkt tot het bedrag dat je in de twaalf maanden voorafgaand aan de gebeurtenis aan ons hebt betaald, met een maximum van € 5.000. Een reeks samenhangende gebeurtenissen geldt als één gebeurtenis.

Wij zijn niet aansprakelijk voor indirecte schade, waaronder gederfde winst, gemiste opdrachten en reputatieschade.

Gaan er gegevens verloren, dan zetten wij de laatste back-up terug zoals artikel 15.4 en Bijlage C beschrijven. Voor het werk dat tussen die back-up en de storing zat zijn wij niet aansprakelijk. Lukt herstel niet doordat wij geen back-up hebben gemaakt of bewaard, dan zijn wij wel aansprakelijk, binnen de grens van artikel 18.2.

Wij zijn evenmin aansprakelijk voor schade die ontstaat doordat een AI-uitkomst zonder controle is gebruikt, doordat een gekoppelde partij van derden uitvalt of wijzigt, of doordat jij of een teamlid onzorgvuldig met inloggegevens of portaallinks is omgegaan.

Deze beperkingen vervallen bij opzet of bewuste roekeloosheid van onze kant, en voor zover de wet ze niet toestaat.

Je vrijwaart ons tegen aanspraken van derden, waaronder jouw eigen klanten, die voortkomen uit de gegevens die jij in doen. hebt gezet of uit de manier waarop jij doen. gebruikt.

Een aanspraak vervalt als je die niet binnen twaalf maanden na ontdekking schriftelijk bij ons meldt.

Bij overmacht mogen wij onze verplichtingen opschorten zonder schadevergoeding verschuldigd te zijn. Daaronder vallen in elk geval grootschalige internetstoringen, stroomuitval, oorlog, overheidsmaatregelen en cyberaanvallen die wij met passende maatregelen niet hadden kunnen voorkomen.

Uitval bij een partij die wij zelf inschakelen, zoals onze hosting in Bijlage B, geldt alleen als overmacht als die partij zelf door overmacht wordt getroffen. Onze verplichtingen uit Bijlage A blijven daarbij gewoon gelden.

Duurt de overmacht langer dan twee maanden, dan mogen beide partijen de overeenkomst beëindigen. Wij betalen dan het deel van de vooruitbetaalde periode terug dat niet is geleverd.

Wij mogen deze voorwaarden en de bijlagen wijzigen. Bij een wijziging die voor jou nadelig is, laten wij dat minimaal 30 dagen van tevoren per e-mail weten.

Ben je het niet eens met de wijziging, dan mag je opzeggen tegen de ingangsdatum. Blijf je doen. daarna gebruiken, dan geldt de nieuwe versie.

Van elke versie houden wij de datum en het versienummer bij. Deze versie is versie 1.3, geldig vanaf 10 oktober 2026.

Heb je een klacht, laat het ons eerst weten via het contactformulier. Wij reageren binnen vijf werkdagen en proberen het samen op te lossen.

Op deze overeenkomst is Nederlands recht van toepassing.

Komen we er samen niet uit, dan leggen wij het geschil voor aan de bevoegde rechter van de rechtbank Noord-Holland.