Email koppelen aan doen..

Als je je zakelijke mailbox koppelt, worden inkomende en verzonden mails automatisch gekoppeld aan de juiste klant en het juiste project. Je collega's zien wat er is besproken, niemand antwoordt dubbel, niks raakt kwijt.

Voor Google en andere zakelijke mailboxen heb je een app-wachtwoord nodig (niet je gewone inlogwachtwoord). Dit is veiliger, zo kan doen. alleen bij je mail, niets anders.

• Google (Gmail en Workspace): 2-stapsverificatie aan, dan Account, Beveiliging, App-wachtwoorden
• Eigen hosting: vraag je hostingpartij om de IMAP-server (poort 993) en SMTP-server (poort 587)

Ga naar Instellingen, E-mail. Het scherm opent op Verbinding met drie kaarten: Google, Microsoft 365 / Outlook.com en Overig. Kies je kaart en vul in:

• Je emailadres
• Je app-wachtwoord
• Bij Overig: de IMAP- en SMTP-server (Google vult ze zelf in)

Klik Test verbinding: doen. test ontvangen en verzenden los van elkaar en zegt welke van de twee weigert. Daarna zie je bovenaan de gezondheidskaart: groen met "laatst 2 min geleden" zodra de eerste synchronisatie klaar is, oranje met de fout als het hapert, en een knop Opnieuw verbinden.

Mails worden automatisch gekoppeld aan de juiste klant op basis van het emailadres van de afzender. Als er een project met die klant open staat, komt de mail ook op de project-timeline.

Verzonden mails via doen. (bijvoorbeeld een offerte-herinnering) gaan vanaf jouw eigen domein. De klant ziet dus jouw naam en emailadres als afzender, niet "noreply@doen.team". De mail komt ook in deVerzonden-map van je eigen mailbox, dus je ziet hem op je telefoon en in Outlook terug. Gelezen, gearchiveerd en verwijderd gaat twee kanten op.

Je team ziet alleen mails die bij een klant of project horen, via de project-timeline. Alle andere mail in je inbox (vrienden, onze jubileum-uitnodiging, nieuwsbrieven) blijft in je eigen privé-inbox. Niemand anders ziet die.

Dit is bewust zo gebouwd. Jouw mail is jouw mail.